Comment maîtriser les aléas et les incertitudes d’un projet ou d’une activité ?

Comment anticiper leurs conséquences possibles sur les objectifs de l’entreprise ?

Les analyses des risques ont pour objectif de :

  • décider d’un Go/NoGo d’un projet,
  • définir et de justifier les plans d’évitement/réduction à conduire (mitigation plans),
  • atteindre les objectifs coûts, délais et performances.

La méthode proposée ici est fondée sur les normes ISO 31000/31010 de management et gestion des risques, où est risque tout ce qui peut nuire à l’atteinte des objectifs.

Elle va au-delà des méthodes habituelles de qualification.

Ses bénéfices :

  • Permet d’estimer une réserve ou provision financière.
  • Permet d’estimer les retards ou avances potentiels.
  • Réduit la charge de travail pour décider des actions à prendre.

Cette méthode se déploie en gestions prévisionnelles, du portefeuille commercial à la prévision de trésorerie, donc à toute activité de gestion de l’entreprise.

Plus d’informations ci-dessous :

  • Obtenir une Analyse des Risques complète et rapide
  • Qualifier, Quantifier et Valoriser sans peine
  • Comprendre et anticiper les Risques Délais
  • Pour une vision financière globale pertinente

Obtenir une Analyse des Risques complète et rapide

L’expérience montre qu’un moyen simple et efficace pour procéder à une analyse des risques est de démarrer par le PBS (Product Breakdown Structure), avant même de considérer le planning ou d’autres éléments.

Le PBS est en effet la structuration des Livrables attendus par l’activité ou le projet.  Il recèle au moins 90% des risques.  S’en déduisent les moyens à mettre en œuvre, les échéances, les opérations et leurs plannings , ainsi que leurs risques.  A titre d’exemple, un phasage entre deux tâches du planning existe du fait qu’un Livrable ne peut être constitué tant qu’un ou plusieurs autres Livrables ne sont pas achevés.

Le PBS s’obtient par une approche systémique :  quels sont les acteurs concernés par l’activité ou le projet ?  Quels les interactions avec ces acteurs (i.e. des informations, des flux, …) ?  Comment s’organisent ces interactions ?

L’approche s’applique aussi bien à un système industriel de gazéification qu’à une application dans un système d’information, ou à un projet sociétal dans la Santé.

L’analyse des risques se formalise dans une Cartographie (ou Registre) des Risques.  Chaque Risque y est décrit et caractérisé suivant :

  • sa nature
  • ses causalités, ses conjonctures
  • ses conséquences possibles
  • les retours d’expériences
  • des plans d’actions (mitigation plans) d’évitement et/o de réduction des occurrences et des conséquences
  • une évaluation pour la prise de décision quant aux traitements à appliquer

L’analyse est conduite suivant les normes et standards reconnus du marché (ISO 31000-31010 ; AMDEC, AFTES GT32, …) en fonction des contextes.

VALUE360 propose une approche de quantification et économique pour accélérer les décisions tout en réduisant la charge de travail de l’analyse.

Et sans oublier de transformer des Risques en Opportunités !

Qualifier, Quantifier et Valoriser sans peine

De nombreux standards proposent des méthodes de quantification qui sont plus du ressort de la qualification que de la quantification, même lorsque les niveaux sont caractérisés avec des seuils.  L’interprétation d’un « très faible » à « très fort » comporte toujours une part de subjectivité.  Attribuer un niveau de gravité ou de probabilité dans un niveau induit les concernés à faire un arbitrage qui n’est pas de leur ressort, comme montré sur le graphe ci-contre. De plus, lorsque les gravités ne sont pas valorisées, la prise de décision d’attribuer des budgets aux plans d’actions devient très difficile.

La méthode préconisée s’appuie une approche des quantifications de données opérationnelles dans une fourchette en « minimum – maximum ».  Ces données sont alors valorisées de même en « minimum – maximum ».

Cette méthode présente les bénéfices immédiats suivant :

  • Réduire la charge de travail des analyses de façon drastique
  • Replacer les arbitrages au niveau entreprise et plutôt qu’individuel
  • Permettre des prises de décisions rapides et mieux motivées

Pour les situations très complexes, on peut procéder à des approches bayésiennes, où toute conséquence peut devenir une causalité (applications dans le spatial, l’aéronautique, …).

Comprendre et anticiper les Risques Délais

Plus un Projet est complexe, plus le chemin critique est variable.  Le définir peut même n’avoir plus de sens !

En effet, les tâches ont une durée estimée, mais qui dans la réalité varie.  De plus, certaines tâches sont possibles et non certaines, donc caractérisées aussi par une probabilité.  C’est le cas par exemple des tâches de tests qualité/conformité que l’on peut devoir répéter deux ou dix fois, ou de tâches de mise en œuvre de plans de protection du fait de l’occurrence d’une menace.

Deux objectifs majeurs sont recherchés dans cette problématique :

  • éviter les pénalités pour retard, au-delà d’une insatisfaction client
  • évaluer la faisabilité d’une livraison avancée

L’approche en minimum – maximum de l’estimation du délai des tâches associée à une estimation de la probabilité de faire ou de ne pas faire certaines tâches permet d’avoir une bonne vision du sort possible de l’échéance d’un projet, ou de ses étapes.

Des outils du marché, comme Risk Analysis ®, sont accessibles pour s’affranchir de la recherche du chemin critique, évaluer la faisabilité des jalons et de trouver les tâches les plus sensibles.

Pour une vision financière globale pertinente

Une fois les Risques quantifiés et valorisés, avec leurs plans d’actions également valorisés, il est aisé par une méthode stochastique (Monte Carlo par exemple) d’obtenir une vision globale financière.

A noter que la méthode de Monte Carlo est référencée comme outil dans la norme ISO 31010, et utilisée dans des standards comme le GT32 de l’AFTES pour les ouvrages souterrains (Méthode DAT :  Decision Aid for Tunnelling développée par le MIT, l’EPFL et Geodata de Turin).  On notera aussi que des centaines d’entreprises anglo-saxonnes l’utilisent, et pour certaines depuis plus de 30 ans, alors que c’est presque une innovation en France … !

Le travail de valorisation globale avant et après mise en place des plans d’action porte tant sur les incertitudes des estimations du projet que sur les aléas.

Les bénéfices sont :

  • Appréciation des enjeux financiers dès la phase d’opportunité d’un projet
  • Contribution essentielle au Go/NoGo d’un projet
  • Aide à la fixation du prix de vente d’un projet :  être commercialement agressif sans nuire gravement à la marge
  • Calcul des réserves financières, à mutualiser entre projets (au sein d’un programme, ou globalement pour l’entreprise)
  • Justification de la provision financière fiscale en cours d’exécution d’un projet

Le graphe ci-dessous montre un exemple de valorisation globale :

  • en rouge, la courbe de distribution des coûts, avant l’intégration des plans d’action au budget
  • en bleu, la courbe avec un scenario « 1 » de plans d’actions
  • en vert, la courbe avec un scenario « 2 » de plans d’actions
  • le meilleur estimé (ou valeur déterministe) en pointillé
  • la détermination des réserves financières conséquentes (centil 90 – meilleur estimé).